Comment rédiger un CV de secrétaire administrative parfait ?
Publié le 27 janvier 2025
- Lecture : 6 min
Lorsque vous êtes à la recherche d’un emploi ou d’un stage, le CV est une étape incontournable à ne pas négliger. Le Curriculum Vitae est un peu votre carte d’identité professionnelle. Il doit à la fois refléter vos compétences et votre parcours. Découvrez comment réaliser un CV de secrétaire administrative parfait pour maximiser vos chances à l’embauche !
Retrouvez-nous sur nos réseaux sociaux
Pourquoi et comment rédiger un CV de secrétaire administrative ?
Un CV de secrétaire administrative est essentiel pour attirer l’attention du recruteur et décrocher un entretien. Ce document met en valeur vos compétences, vos expériences professionnelles et votre parcours. Il doit démontrer votre organisation et votre rigueur : des qualités indispensables pour travailler dans le secteur !
Dans une candidature, une mise en page claire et soignée reflète vos qualités professionnelles. Pour réussir, personnalisez votre CV selon le poste visé, en y incluant vos atouts, comme la maîtrise des outils bureautiques et une solide capacité en gestion administrative.
Les règles à respecter pour la mise en page
En tant que (future) secrétaire administrative, votre CV doit refléter vos compétences en informatique. La mise en page a donc toute son importance ! Il y a quelques règles à respecter pour qu’il ait une présentation irréprochable :
- Le réaliser avec un ordinateur, à l'aide d'un logiciel de mise en page.
- Il doit tenir sur une seule page (recto).
- Vous devez le faire sur une feuille blanche, format A4.
- Ne pas faire de corrections au stylo ou au correcteur.
- Ne pas le signer, ni le dater.
- Il doit être organisé par rubriques, présenté de manière claire et aérée.
- Facultatif : ajouter une photo et donner un titre au CV.
Les informations clés à faire figurer
En coup d’œil, le recruteur doit être capable de cerner votre profil. Un CV efficace doit être simple, compréhensible et montrer la valeur ajoutée du candidat ou de la candidate. Lors de sa rédaction, vous devrez donc choisir vos mots et faire figurer des informations capitales. Vous pouvez suivre cet ordre-là :
Votre identité et vos coordonnées
- Nom et prénom.
- Adresse.
- Numéro de téléphone.
- Adresse e-mail.
- Âge.
Les formations suivies
- Commencez par faire figurer les formations les plus récentes.
- Indiquez les études que vous avez suivies et les diplômes / certifications que vous avez obtenues.
- Précisez les années et les établissements de formations.
- Pour gagner de la place, ne faites figurer que les formations en rapport avec le poste visé.
- Facultatif : ajouter une photo et donner un titre au CV.
Les expériences professionnelles
- Stages, postes occupés, travail bénévole... N'hésitez pas à préciser vos diverses expériences.
- Pour chacune d’entre elles, mentionnez les tâches que vous avez accomplies (citer sans faire de phrases).
- Précisez les dates ou les périodes d'activité.
Si vous n’avez pas encore trop d’acquis dans le domaine du secrétariat (vous sortez d’études ou vous êtes en reconversion par exemple), pas de panique ! Vous pouvez tout de même inclure vos expériences passées : elles sont la preuve que vous possédez des compétences professionnelles.
Les diverses informations qui font la différence
Dans un CV, il est commun de faire figurer certaines informations qui peuvent vous mettre en valeur. Par exemple :
- Précisez les langues parlées : en tant que secrétaire administrative, parler une ou plusieurs langues étrangères peut être un vrai plus pour votre candidature !
- Parlez des activités que vous pratiquez qui peuvent être vues d'un bon œil : sport, activités culturelles, bénévolat, etc.
- Détaillez les logiciels informatiques que vous maitrisez (traitement de texte, tableur, etc.). Ils font partie des outils que vous utiliserez au quotidien : il faut les mettre en avant !
- Vous êtes titulaire du permis B ? Faites-le figurer !
CV de secrétaire administrative rédigé : exemple et modèle
Patricia SMITH
32 ans
Adresse : 45, rue des Lilas, 75018 Paris
Téléphone : 06 13 12 13 12
Email : [email protected]
Permis B, véhicule personnel
OBJECTIF PROFESSIONNEL
Désirant mettre à profit mes compétences administratives et organisationnelles, je souhaite intégrer l’entreprise AEKI en tant que secrétaire administrative. Ainsi, contribuer activement à son développement dans le domaine de la décoration.
FORMATIONS
- 2025 : Titre Professionnel Secrétaire Assistant – YouSchool
- 2010 : Baccalauréat Économique et Social – Lycée Jean Moulin, Paris
EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
2024 : stage en tant que secrétaire administrative
Entreprise Decor&Co, Paris
- Gestion des appels et des courriers entrants.
- Organisation des agendas et planification des réunions.
- Suivi administratif des dossiers clients et fournisseurs.
- Participation à la mise en place d’un nouveau système de classement.
2020 à 2024 : vendeuse en prêt-à-porter
Boutique ChicStyle, Paris
- Accueil et conseil à la clientèle.
- Gestion des encaissements et tenue de la caisse.
- Mise en rayon et gestion des stocks.
- Participation à l’organisation des soldes et animations commerciales.
2015 à 2020 : Vendeuse en prêt-à-porter
Mode & Vous, Paris
- Fidélisation de la clientèle.
- Merchandising et mise en valeur des produits.
- Formation des nouveaux employés.
COMPÉTENCES
- Administration : gestion des agendas, organisation des rendez-vous et événements, suivi des dossiers.
- Informatique : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), outils de gestion (CRM, ERP).
- Langues : anglais intermédiaire (niveau B1).
- Relationnel : accueil physique et téléphonique, gestion des demandes clients et fournisseurs.
- Organisation : planification, respect des délais, travail en équipe.
CENTRES D’INTÉRÊT
- Décoration d’intérieur : suivi des tendances et conception de projets personnels.
- Musique : pratique de la guitare et du chant.
- Bénévolat : organisation d’événements pour une association locale.
- Pratique sportive : yoga et randonnées.
DIVERS
- Mobilité : disponible pour des déplacements ponctuels.
- Références : disponibles sur demande.
- Lire aussi :
Comment se démarquer avec un CV de secrétaire ?
Se démarquer avec un CV de secrétaire passe par une présentation soignée et une mise en avant stratégique de vos compétences et expériences professionnelles. Il doit refléter votre polyvalence, votre sens de l’organisation, votre esprit de synthèse et votre maîtrise des outils bureautiques. Tout cela, en répondant précisément aux attentes du recruteur pour le poste visé ! Voici quelques astuces pour donner de l’impact à votre Curriculum Vitae.
Quelles compétences mettre en avant ?
Pour un CV de secrétaire administrative réussi, mettez en avant des compétences clés qui répondent aux exigences du poste :
- Organisation : gestion des agendas, planification des tâches et respect des délais.
- Communication : accueil téléphonique et physique, rédaction de courriers.
- Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office, outils de gestion, etc.
- Polyvalence : adaptabilité à diverses missions administratives.
- Rigueur : classement et archivage précis des documents.
- Esprit d’équipe : collaboration avec différents services de l’entreprise.
Ces compétences reflètent votre capacité à exceller dans ce métier. Vous pouvez les avoir développées grâce à vos formations ou vos emplois précédents : c’est ce que vous devez mettre en avant !
Secrétariat administratif : les erreurs à éviter dans votre CV
Rédiger un CV de secrétaire administrative demande une attention particulière pour éviter certaines erreurs courantes qui pourraient nuire à votre candidature :
- Une mise en page confuse : un CV mal structuré peut donner une impression de désorganisation. Privilégiez une présentation claire, organisées, aérée et bien hiérarchisée.
- Les fautes d’orthographe : elles renvoient une image d’amateurisme ! Relisez soigneusement et accordez-y une importance particulière. Avoir une orthographe irréprochable fait partie des compétences attendues dans votre domaine d'activité !
- Des informations non pertinentes : évitez d’inclure des détails inutiles ou hors sujet. Concentrez-vous sur les compétences et expériences professionnelles en lien avec le poste. Vous n'êtes pas obligé de faire figurer tous les éléments non pertinents de votre parcours.
- Une photo inadaptée : si vous choisissez d’en inclure une, optez pour un format professionnel. Oubliez le selfie avec la bouche en cœur ! Si vous faites figurer votre photo, elle doit être adaptée au cadre du travail.
- Oublier les compétences clés : par exemple, la maîtrise des outils bureautiques, la gestion administrative ou l’accueil téléphonique sont essentielles ! N'oubliez pas de les mentionner.
Comment valoriser son expérience en cas de reconversion ?
Lors d’une reconversion, valoriser votre expérience professionnelle passée est essentiel pour convaincre la direction de votre capacité à réussir dans le secrétariat administratif. Vous pouvez :
- Mettre l’accent sur les compétences transférables : organisation, gestion, accueil des visiteurs, communication, ou maîtrise d’outils informatiques, qui peuvent être utilisées dans ce nouveau métier.
- Expliquez votre démarche : mentionnez dans votre CV ou votre lettre de motivation les raisons de votre reconversion et votre intérêt pour ce poste.
- Soulignez vos formations : indiquez tout diplôme ou titre professionnel obtenu, comme un titre de secrétaire assistant, pour prouver votre engagement.
- Valorisez vos stages ou expériences récentes : même une courte expérience en secrétariat peut illustrer votre adaptation.
Avec une présentation claire et une mise en avant stratégique de vos points forts, votre candidature se démarquera !
Pour finir
Vous êtes à présent incollable sur la rédaction du CV de secrétaire administrative. Si vous souhaitez faire carrière dans ce secteur, c’est un exercice auquel vous devrez vous plier. C’est indispensable pour convaincre un potentiel employeur ! Accompagné d’une lettre de motivation bien rédigée, c’est un outil puissant pour faire ressortir votre profil et vos qualités professionnelles. En le consultant, un recruteur peut faire une offre pour vous rencontrer en entretien d’embauche, la dernière étape avant de décrocher le poste visé.
Vous souhaitez vous former au métier et obtenir une certification reconnue par l’État et les employeurs ? Obtenez votre TP Secrétaire Assistant. Préparez-le entièrement à distance avec YouSchool !
FAQ autour du CV de secrétaire administrative
Quelles sont les compétences d'une secrétaire administrative ?
Une secrétaire administrative doit avoir une excellente organisation pour gérer efficacement les tâches de bureau, comme la planification et la coordination des rendez-vous. La maîtrise des outils bureautiques, tels que Word et Excel, est essentielle pour le traitement des documents. Une bonne communication orale et écrite permet d’interagir avec les clients, les collègues et la direction. Elle doit aussi être capable de gérer l’archivage, le classement et parfois la préparation de rapports ou de présentations. Enfin, des qualités comme la polyvalence, l’autonomie et la discrétion renforcent son efficacité au sein d’une entreprise.
Quels sont les points forts d'une secrétaire ?
Les points forts d’une secrétaire résident dans sa capacité à être polyvalente et rigoureuse. Elle est souvent le point central de l’organisation et se distingue par son esprit de synthèse et sa réactivité face aux imprévus. Sa maîtrise des outils informatiques et son aisance relationnelle en font une interlocutrice privilégiée, tant pour l’équipe interne que pour les clients. Une bonne secrétaire sait aussi faire preuve de discrétion et de fiabilité, ce qui la rend indispensable pour des tâches comme la gestion administrative, la planification ou encore l’accueil des visiteurs.
Comment se présenter en tant que secrétaire ?
Pour se présenter efficacement, une secrétaire doit insister sur ses compétences et son expérience professionnelle. Elle peut commencer par une accroche claire, mettant en avant ses qualités comme l’organisation, la maîtrise des outils bureautiques et son sens du service. Expliquer brièvement son rôle dans son précédent poste, ainsi que les responsabilités qu’elle a assumées, est également pertinent. Une présentation fluide et professionnelle, adaptée à l’interlocuteur, permet de démontrer son sérieux et sa capacité à s’adapter. Enfin, conclure avec une phrase mettant en avant sa motivation et son engagement est essentiel.
Quel est le rôle d'une secrétaire administrative ?
Le rôle d’une secrétaire administrative consiste à assurer le bon fonctionnement des activités d’un bureau. Elle est responsable de tâches telles que la gestion des appels, la préparation et le traitement de documents, ainsi que la coordination des agendas. Elle soutient souvent la direction ou une équipe dans leurs missions quotidiennes, en veillant au respect des délais et à la bonne circulation des informations. Son travail contribue à la fluidité des processus internes, en prenant en charge des responsabilités comme le classement, l’archivage ou encore l’accueil des visiteurs.
Quels sont les types de secrétariat ?
Le secrétariat regroupe plusieurs types, selon les besoins des entreprises ou des secteurs. Le secrétariat général concerne les tâches administratives courantes, comme la gestion des dossiers et des agendas. Le secrétariat juridique, en revanche, implique une connaissance du droit pour traiter des documents légaux. En entreprise, on trouve également des secrétaires spécialisées, comme la secrétaire médicale, qui travaille dans le domaine de la santé, ou la secrétaire comptable, qui gère des aspects financiers. Enfin, les postes de secrétariat de direction exigent une grande autonomie pour assister les cadres supérieurs.
Comment créer un CV de secrétaire en ligne ?
Pour créer un CV de secrétaire en ligne, utilisez des outils simples et accessibles comme Canva, Hellowork ou des générateurs de CV. Ces plateformes proposent des modèles personnalisables adaptés à tous les profils, débutants ou confirmés. Mettez en avant vos compétences clés, comme la gestion administrative, la maîtrise des outils bureautiques, et vos expériences professionnelles. Ajoutez une photo professionnelle si nécessaire et veillez à ce que votre CV soit clair et lisible. Une fois terminé, téléchargez-le au format PDF pour un rendu professionnel et partagez-le directement avec les recruteurs.
