Quelles sont les différences entre les métiers d'assistante et de secrétaire ?
Publié le 31 mai 2024
- Lecture : 7 min
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Devenir assistante, tout savoir du métier
Le poste d’assistante est primordial à l’organisation et au bon fonctionnement d’une équipe et d’une entreprise. Elle assiste un ou plusieurs responsables et prend en charge les tâches administratives. C’est également un métier qu’elle peut pratiquer dans différents secteurs d’activités.
Quel est le rôle d'une assistante et ses missions principales ?
Avec son rôle central dans l’entreprise, on attribue des missions variées à une assistante. Des tâches administratives à une réflexion plus stratégique, elle mène les missions suivantes :
- Recevoir des appels téléphoniques et réceptionner des commandes.
- Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, etc.
- Planifier des rendez-vous et des réunions pour ses supérieurs hiérarchiques.
- Organiser les déplacements des membres de l'équipe ou du responsable.
- Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux, etc.).
- Rédiger des courriers postaux et e-mails.
- Actualiser les données de suivi d'activité de l'entreprise (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.).
- Superviser une équipe.
Ainsi, lorsque vous occupez le poste d’assistant, vous gérez l’ensemble des tâches administratives. Toutefois, votre rôle couvre aussi des missions plus larges. Vous êtes parfois amenée à organiser des conférences, à analyser des bilans et même à rédiger des rapports statistiques.
Quelles sont les compétences requises pour être assistante ?
Afin d’exercer le métier d’assistante, certaines compétences sont requises :
- Compétences rédactionnelles et techniques de prises de note.
- Maîtrise des outils informatiques (Office) et collaboratifs (plannings partagés, web conférence, réseau social d'entreprise, etc.).
- Maîtrise des langues étrangères.
- Compétences techniques liées à son milieu d'exercice (médicales, juridiques, etc.).
En plus des compétences techniques qui vous sont demandées, vous devez disposer de qualités indispensables pour ce métier. Vous devez faire preuve d’adaptation et de polyvalence pour mener à bien vos missions relativement variées. L’esprit de synthèse vous permet de rédiger des rapports et des comptes-rendus efficaces. Enfin, posséder de la méthodologie et de la rigueur de manière à prioriser ses tâches et organiser les plannings de façon optimale.
Quels sont les débouchés du métier d'assistante ?
Si vous souhaitez devenir assistante, il existe de nombreux débouchés :
- Assistante de direction.
- Assistante médico-sociale.
- Assistante des ressources humaines.
- Assistante administrative.
- Assistante juridique.
En tant qu’assistante, votre profil s’apparente à celui d’un chef de projet sous la responsabilité de son supérieur. Vous êtes en capacité de prendre des décisions opérationnelles et de manager une équipe. Pour mener à bien l’ensemble de vos missions, vous pouvez être épaulée par une secrétaire.
Tour d'horizon du métier de secrétaire
Poste clé au sein d’une entreprise, le métier de secrétaire requiert de fortes compétences administratives, de la polyvalence et de la fiabilité. Au travers de missions variées, ce métier hybride et stimulant s’exerce dans de nombreux domaines d’activité.
Quelle est la fiche métier d'une secrétaire ?
En fonction du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise, la fiche métier d’une secrétaire, tout comme ses missions, évoluent. En lien avec ses responsables, elle assure la gestion administrative, la coordination et l’organisation de l’information avec les missions suivantes :
- Accueillir les visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs.
- Prendre en charge les appels téléphoniques.
- Organiser l'agenda et les emplois du temps.
- Traiter, trier et répondre aux e-mails.
- Rédiger et mettre en forme les documents : comptes-rendus, rapports, etc.
- Préparer les réunions.
En tant que secrétaire, votre métier a de multiples facettes. Vous gérez également le suivi des activités commerciales mais aussi certaines tâches courantes liées aux ressources humaines. Vous êtes un soutien administratif et logistique indéniable pour votre équipe.
Quelles sont les compétences nécessaires pour devenir secrétaire ?
Exercer le métier de secrétaire nécessite des compétences essentielles pour mener les missions qui lui sont attribuées :
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Optimisation de son temps de travail.
- Capacités d'adaptation à son environnement et aux situations.
- Esprit de synthèse et des qualités rédactionnelles.
- Connaissance des modalités d'accueil du public.
Ces compétences techniques sont, bien sûr, indispensables pour exceller à votre poste de secrétaire mais vos qualités humaines le sont tout autant. En effet, vous devez faire preuve d’organisation, de discrétion, de diplomatie ainsi que de prise d’initiative.
Dans quels sont les métiers du secrétariat ?
Le domaine du secrétariat est large, ce qui vous permet de travailler dans divers secteurs en fonction de la spécialité que vous choisissez :
- Secrétaire administratif.
- Secrétaire assistant.
- Secrétaire médicale.
- Secrétaire comptable.
- Secrétaire polyvalent.
- Employé administratif.
Les professions du milieu du secrétariat requièrent une gestion efficace des différentes tâches administratives et organisationnelles. En tant que pivot central dans l’entreprise et grâce à vos qualités humaines, vous veillez au bon déroulement des activités. De plus, votre métier permet de travailler dans des secteurs variés qui recrutent.
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- Rédiger les notes / comptes-rendus et effectuer des tâches comptables.
- Préparer des réunions, gérer les agendas et la prise de rendez-vous.
- Faire les mises à jour des fichiers et des bases de données.
TP Employé administratif et d'accueil (EAA)
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- Assurer la gestion administrative : prise de rendez-vous, traitement des e-mails, etc.
- Gérer l'accueil des visiteurs au sein d'une entreprise et les appels téléphoniques.
- Assurer le bien-être quotidien d'un service au travers de la gestion des fournitures, des stocks, archivages, etc.
TP Secrétaire Comptable
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- Gérer les tâches liées au secrétariat : accueil physique et téléphonique de la clientèle, traitement des e-mails, saisie des documents numériques, etc.
- Prendre en charge la gestion administrative des opérations comptables quotidiennes : clients, fournisseurs, trésorerie.
- Assurer les opérations comptables périodiques : déclaration de TVA, variables et paramètres de paie, etc.
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L’aspect humain est important pour vous et vous souhaitez donc vous reconvertir en tant que secrétaire médicale ? La formation secrétaire assistant médico-social en ligne de YouSchool permet d’acquérir toutes les compétences principales pour évoluer à ce poste :
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- Gérer l'administratif lié aux patients et usagers, et savoir les orienter vers les bons services.
- Traiter et coordonner les dossiers et opérations spécifiques à chaque parcours de patient.
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Pour finir
Vous savez maintenant les différences qui existent entre le métier d’assistante et celui de secrétaire. Votre choix est fait ? Sautez le pas en vous inscrivant à la formation qui mènera à votre reconversion professionnelle !
Les questions essentielles de l'univers du secrétariat
Comment devenir secrétaire et quel diplôme est nécessaire ?
Pour devenir secrétaire, vous pouvez obtenir différents diplômes de niveau Bac, Bac+2 ou Bac+3. Directement après la 3ᵉ avec un Bac Pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou avec le Bac STMG. Vous pouvez aussi vous orienter vers des diplômes post bac, tels que le BTS Gestion de la PME ou le BUT Gestion administrative et commerciale des organisations. Si vous souhaitez vous reconvertir sans repartir dans de longues études, il existe les Titres Professionnels Secrétaire assistante ou Secrétaire comptable, par exemple.
Quel est le salaire d'une secrétaire ?
Au début de sa carrière, le salaire d’une secrétaire est généralement compris entre le SMIC et 1700 € bruts par mois. Ce dernier varie en fonction du diplôme, de l’expérience ainsi que des missions attribuées. En fin de carrière, une secrétaire peut atteindre un salaire équivalent à 4 000 € bruts par mois.
Quelle est la différence entre une secrétaire médicale et une assistante médicale ?
Une secrétaire médicale, tout comme une assistante médicale, prend en charge la gestion administrative liée aux patients. Toutefois, une assistante médicale, à la différence de la secrétaire, possède les compétences nécessaires à l’exercice de soins spécifiques et a des connaissances médicales approfondies.
