Quel rôle et quelles-sont les tâches d’une secrétaire médicale ?
Une secrétaire médicale endosse plusieurs rôles au quotidien. Avant tout, elle fait le lien entre un patient et les soignants. Elle aide à la gestion de l’agenda d’un médecin ou encore d’un service et essaye de proposer des solutions adaptées pour chacun puisse recevoir les soins dont il a besoin.
Ainsi, jour après jour, elle peut être amenée à effectuer les tâches suivantes :
- S’assurer que les caisses d’assurance maladie reçoivent tous les éléments nécessaires au bon remboursement des patients
- Gérer les commandes de fournitures et assurer la gestion des stocks
- Faire des tâches de comptabilité courantes
- Rédiger des compte-rendus médicaux
- Assurer l’accueil physique des patients
- Gérer la tenue du standard téléphonique…
QUELLES QUALITÉS SONT ATTENDUES CHEZ CETTE PROFESSIONNELLE ?
Bien qu’elle doive avoir des connaissances dans le domaine médical dans lequel elle s’inscrit, la secrétaire ne remplace en aucun cas un professionnel de santé. Elle doit cependant pouvoir conseiller les patients au mieux quant à leur prise de rendez-vous et savoir repérer les urgences. Voici la liste (non exhaustive) des qualités qui sont attendues chez cette professionnelle de l’accueil et de l’administratif :
- Faire preuve de discrétion : elle est aussi tenue au secret professionnel.
- Ajouter une dimension humaine dans ses divers échanges : les patients peuvent avoir besoin d’être rassurés, écoutés et épaulés.
- Gérer les différents outils informatiques : il faut être à l’aise avec les différents logiciels et programmes à utiliser quotidiennement.
- Savoir prioriser : les journées sont souvent bien remplies ! Il faut savoir s’organiser et pouvoir définir dans quel ordre effectuer toutes les tâches.
- Avoir de la patience : patients mécontents ou impatients, médecin exigeant, collaborateurs absents… Il faut savoir composer avec tout le monde tout en ayant de grandes capacités de communication !
Où exercer le métier de secrétaire médicale ?
Ce métier a l’avantage de permettre de travailler dans un grand nombre de structures du secteur public ou privé. Cabinets médicaux et hôpitaux sont ceux qui embauchent le plus de secrétaires spécialisées, mais il existe de nombreux organismes du secteur social qui sont aussi à la recherche de secrétaires compétentes.
TRAVAILLER AUPRÈS DE MÉDECINS DANS DES CABINETS MÉDICAUX
Le débouché le plus classique d’une formation de secrétaire médicale reste de gérer le secrétariat d’un cabinet médical généraliste ou spécialisé. Vous pouvez par exemple assister un(e) :
- Médecin
- Dentiste
- Gynécologue
- Dermatologue
- Kinésithérapeute
- Infirmier libéral…
Et bien d’autres professions du secteur médical ! Dans ce cas, votre métier consiste à prendre en charge la patientèle, gérer le planning des rendez-vous et interventions, mais aussi à rédiger différents documents administratifs et comptables. En bref, les missions classiques d’un ou une secrétaire travaillant dans le secteur médical !
De nombreux débouchés existent également au sein des laboratoires d’analyse et d’imagerie médicale.
GÉRER LE SECRÉTARIAT D’UN HÔPITAL ET TRAVAILLER DANS LE SECTEUR PUBLIC
Plus connu sous l’intitulé AMA ou secrétaire hospitalier, le métier d’assistant médico-administratif consiste à :
- Accueillir les malades et leur famille (au téléphone et en face à face)
- Les aider à réaliser différentes démarches administratives liées aux soins et traitements
- Faire le suivi des dossiers médicaux (vérification, actualisation)
- Mettre en place le planning du service
- Encaisser les patients suite aux rendez-vous, examens ou interventions…
Cette profession peut s’exercer au sein d’un hôpital public, privé ou d’une clinique. Le plus souvent le ou la secrétaire médical(e) est rattaché(e) à un service particulier (urologie, chirurgie, neurologie, cardiologie…)
DEVENIR SECRÉTAIRE DANS LA FONCTION PUBLIQUE : PASSER LES CONCOURS
Attention, pour accéder à un emploi pérenne dans le secteur hospitalier, vous devrez réussir le concours de la fonction publique hospitalière. Vous pouvez également présenter celui de rédacteur territorial spécialisé dans le secteur sanitaire et social (fonction publique territoriale).
Ces concours vous permettent d’obtenir le statut de fonctionnaire et peuvent se passer aussi bien en externe qu’après quelques années d’exercice.
EXERCER EN TANT QUE TÉLÉSECRÉTAIRE MÉDICALE À DOMICILE
Saviez-vous qu’il était possible d’exercer le métier de secrétaire médicale en télétravail ? En effet, les professions médicales font de plus en plus appel à des spécialistes capables de tenir un secrétariat à distance !
Les conditions d’exercice de ce métier sont sensiblement différentes de celles des autres secrétaires médicales (travail à domicile vs au sein d’une structure médicale). Cependant, leurs missions sont similaires à celles des secrétaires évoluant au sein d’un cabinet ou d’un hôpital.
En tant que télésecrétaire, il vous sera principalement demandé de prendre en charge l’accueil téléphonique et le secrétariat du professionnel de santé. Vous gérez l’administratif, le planning des rendez-vous et vos différentes missions à distance.
De nombreux professionnels de santé ont besoin des services de télésecrétaires ! Vous avez la possibilité de travailler à votre compte (profession libérale) ou pour des sociétés spécialisées dans le télésecrétariat.
Recrutement : comment trouver un emploi dans le domaine ?
Il faut savoir que le secteur du secrétariat médical reste très prolifique en termes de carrière : il recrute ! En effet, il permet de pouvoir travailler dans un très grand nombre de structures et promet de belles perspectives d’évolution de carrière.
Ainsi, après avoir suivi une formation suffisante, vous pourrez vous lancer sur le marché du travail. Pour trouver un poste, n’hésitez pas à regarder les divers sites d’annonces d’emplois et de répondre à des offres. Sinon, pensez aussi aux candidatures spontanées. Il n’est pas rare que des postes se libèrent (départ à la retraite, changement de structure, etc.). Le plus important est de bien préparer vos candidatures :
- CV et lettre de motivation : adaptez-les en fonction de la structure dans laquelle vous postulez. Ils doivent être sans faute, bien mis en page et bien écrit. Effectivement, ils peuvent témoigner de vos capacités rédactionnelles et de votre aisance avec les outils informatiques.
- Entretien d’embauche : préparez-le bien, trouvez des réponses à toutes les questions qui vous seront potentiellement posées. Le jour J, présentez bien : vous serez le potentiel visage d’un cabinet ! C’est l’occasion de montrer votre professionnalisme.
QUEL DIPLÔME ENVISAGER POUR DÉVELOPPER SES QUALITÉS EN SECRÉTARIAT ?
Faire le choix d’une formation en secrétariat médical vous assure de trouver un emploi rapidement après votre cursus. En plus, nous l’avons vu, les débouchés de ce métier sont nombreux et variés (cabinets médicaux, hôpitaux, cliniques, à domicile…).
Le diplôme que vous avez donc tout intérêt à obtenir est le Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social (SAMS). Ce dernier est reconnu par l’État et de niveau 4 (niveau baccalauréat). Cette formation vous permettra de pouvoir apprendre toutes les techniques professionnelles du métier.
Plus encore, elle vous donnera la possibilité de pouvoir bénéficier d’une expérience de terrain avant même d’avoir obtenu votre certification : des périodes de stages sont au programme. Obtenir un diplôme, c’est rassurer vos futurs employeurs et mettre toutes les chances de votre côté pour faire la différence parmi des candidats moins expérimentés !
Vous savez à présent où il est possible d’exercer le métier de secrétaire médicale. Mettez en place votre projet professionnel et formez-vous à distance avec YouSchool. Trouvez un emploi pérenne dans un secteur qui recrute !
