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27 février 2026
Comment utiliser Doctolib en tant que secrétaire médicale ? Le guide pratique
Publié le 27 février 2026
- Lecture : 7 min
Comment utiliser Doctolib en tant que secrétaire médicale ? Sur l’application ou le site Doctolib, apprenez à gérer agenda, consultation vidéo, prise de rendez-vous, traitement des données personnelles et communication patient-médecin, en respectant le RGPD et la protection des données en santé.
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Sommaire de l'article
- Comment paramétrer et organiser l'agenda Doctolib ?
- Comment gérer la prise de rendez-vous au quotidien ?
- Comment utiliser la téléconsultation Doctolib ?
- Comment envoyer des résultats et documents aux patients ?
- Les bonnes pratiques pour otpimiser l'utilisation de l'application Doctolib en cabinet
- Pourquoi maîtriser Doctolib est indispensable pour une secrétaire médicale ?
- Les questions sur comment utiliser Doctolib en cabinet médical
Comment paramétrer et organiser l'agenda Doctolib ?
Un agenda bien configuré permet aux professionnels de santé de gérer les rendez-vous médicaux facilement et d’optimiser chaque consultation.
Créer et modifier des créneaux
En tant que secrétaire médicale, savoir comment utiliser Doctolib est primordial. Votre première mission est de bien structurer le créneau horaire. Ainsi, les patients peuvent utiliser l’application ou le site web pour prendre un rdv chez un médecin.
- Accéder à l'onglet Agenda, disponible dans le menu à gauche de l'accueil.
- Cliquez sur un créneau horaire libre.
- Choisissez le type de consultation et la durée adaptée à l'activité.
- Confirmez la création pour permettre la prise de rendez-vous en ligne.
Paramétrer les motifs de consultation
Renseigner le bon motif permet d’orienter le patient vers le bon service. Dans l’onglet paramètres, vous pouvez :
- Créer différents types de consultation (première consultation, suivi, urgence).
- Choisir l'offre la plus adaptée à l'activité du cabinet.
- Ajouter des champs spécifiques dans le formulaire (numéro de téléphone, adresse email, date de naissance, infirmation relative à l'assurance maladie ou à la carte vitale).
- Indiquer si un dossier médical ou un renseignement particulier doit être mentionné.
Gérer plusieurs praticiens
Dans un établissement de santé ou un cabinet regroupant plusieurs professionnels, l’organisation devient stratégique et une bonne utilisation de Doctolib s’impose.
Depuis l’accueil ou la rubrique agenda :
- Sélectionnez le profil du professionnel de santé concerné.
- Ajustez les disponibilités.
- Vérifiez la communication en interne pour éviter les doublons.
- Confirmez chaque modification pour que le patient soit informé.
Cette organisation facilite la prise de rdv, améliore la prise en charge des patients et aide à choisir le bon médecin. En tant que secrétaire médicale, vous êtes un vértiable conseiller dans la gestion du planning et dans l’évolution du service.
Activer les rappels automatiques (SMS et mail)
Saviez-vous que les rappels automatique réduisent fortement les absences ?
Pour mettre en place un Doctolib optimisé, allez dans les paramètres :
- Activez les rappels par mail et/ou par SMS.
- Paramétrez l'envoi du message quelques jours ou heures avant la consultation.
L’utilisateur reçoit un message de confirmation, avec un lien lui permettant de consulter ou annuler le rdv.
Ces messages doivent inclure :
- Une mention relative à la protection des données.
- Un lien de désinscription.
- Une possibilité de révoquer le consentement (en envoyant STOP au numéro indiqué).
Un calendrier bien paramétré, c’est une communication claire, un traitement sécurisé des données personnelles et une organisation adaptée à l’activité. C’est aussi une compétence clé du métier de secrétaire médicale.
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Comment gérer la prise de rendez-vous au quotidien ?
Dans le quotidien d’une secrétaire médicale, la prise de rendez-vous repose sur un bon logiciel de gestion pour fluidifier les informations.
Déplacer ou annuler un rendez-vous
Vous devez pouvoir modifier rapidement un rdv sur la plateforme en ligne, tout en assurant une communication claire avec l’usager et le médecin.
Depuis l’agenda :
- Recherchez le rendez-vous dans la dernière plage horaire ou via la barre de recherche.
- Cliquez dessus pour consulter les informations renseignées.
- Sélectionnez "déplacer" ou "annuler".
- Confirmez l'action : un mail de confirmation est automatiquement envoyé.
Le patient a la possibilité de choisir un nouveau créneau plus adapté en cas de besoin. En cas d’annulation, vous pouvez le recontacter pour le guider dans la prise d’un nouveau rendez-vous. Cette démarche reste d’intérêt général pour assurer la continuité des soins.
Gérer les absences et retards
Les absences impactent directement l’activité du cabinet. Grâce aux fonctionnalités de Doctolib, vous pouvez anticiper et réagir efficacement.
Si un patient ne se présente pas :
- Notez l'événement dans le logiciel de gestion.
- Ajoutez une mention utile dans son dossier.
- Informez le médecin si nécessaire.
En cas de retard :
- Consultez le planning.
- Ajustez les créneaux suivants si possible.
- Recontactez les patients concernés pour confirmer la nouvelle heure.
Optimiser le planning pour limiter les créneaux vides
Comment éviter les créneaux inutilisés en sachant bien utiliser Doctolib ? L’objectif est d’adapter l’offre à l’activité réelle du cabinet.
- Analyser les rendez-vous médicaux les plus demandés.
- Ajustez la durée des consultations selon le type de médecin.
- Ouvrez des créneaux court pour les urgences.
- Vérifiez les périodes creuses et proposez des alternatives.
Maîtriser ces actions quotidiennes, c’est exploiter pleinement les avantages de Doctolib et faire de cet outil un véritable levier d’efficacité pour les professionnels de santé.
Comment utiliser la téléconsultation Doctolib ?
Le fonctionnement de doctolib permet de réaliser des téléconsultations sur la plateforme afin d’accéder aux soins à distance.
Lancer une consultation vidéo
Pour lancer une consultation vidéo, allez dans l’agenda et cliquez sur le rendez-vous concerné. En quelques minutes, vous démarrez la session depuis la plateforme.
Vérifiez :
- Que le profil médical du patient est correctement renseigné.
- Que le type de consultation choisi correspond à l'offre proposée.
- Que la prise de rendez-vous a bien été acceptée.
Envoyer le lien au patient
Lors de la confirmation du rdv, un lien sécurisé est automatiquement envoyé. Le patient reçoit un message contenant les informations nécessaires pour accéder à la consultation vidéo. Le lien redirige vers le site ou l’application dans un espace sécurisé en ligne.
Attention : aucune promotion commerciale, ebook, enquêtes marketing oou contenu marketing ne doit être joint sans le consentement de l’usager.
Gérer les incidents techniques
Un problème de connexion ? Pas de panique ! En cas d’incident :
- Demandez au patient de vérifier son navigateur web.
- Proposez de rafraîchir la page ou de se reconnecter.
- Si besoin, reprogrammez un nouveau rendez-vous.
Assurer la confidentialité
La téléconsultation implique le traitement des données sensibles. La politique de confidentialité de Doctolib encadre la collecte et l’utilisation des informations traitées. En tant que secrétaire médicale, vous devez :
- Vérifier que le patient accepte que cela implique un traitement numérique.
- Vous assurez que les échanges respectent la réglementation relative à la protection des données.
La sécurité sociale et les organismes partenaires peuvent exiger certaines informations liées à la télétransmission, dans un cadre légal strict, afin de procéder aux remboursements des soins.
Comment envoyer des résultats et documents aux patients ?
Vous vous demandez comment utiliser Doctolib pour envoyer les résultats et documents à vos usagers ? L’envoi de documents est intégré aux fonctionnalités de Doctolib. En tant que secrétaire médicale en laboratoire ou cabinet, vous pouvez transmettre un compte rendu, un résultat d’examen en quelques clics.
Ouvrez le dossier du patient concerné, accédez à la rubrique dédiée, puis téléchargez le document. Le patient reçoit une notification lui permettant de consulter le contenu en ligne, via un accès sécurisé.
Les bonnes pratiques pour otpimiser l'utilisation de l'application Doctolib en cabinet
Maîtriser l’application Doctolib ne se limite pas à gérer les rendez-vous. Il s’agit d’optimiser l’organisation du cabinet tout en garantissant la protection des données personnelles.
Pour limiter les absences :
- Activez les rappels automatique par SMS et/ou par mail.
- Vérifiez que les renseignements du patient (numéro de téléphone, adresse mail...) sont corrects.
- Utilisez les confirmations systématiques après chaque modification de rdv.
Un simple rappel réduit considérablement les créneaux perdus et améliore la qualité du service.
L’automatisation permet de gagner un temps précieux :
- Paramétrages des confirmations automatiques.
- Envoi programé de documents ou consignes.
- Mise à jour automatique des disponibilités.
Moins de tâche répétitives signifie plus de temps pour l’accueil et la communication avec les usagers.
Centralisez les comptes rendus, ordonnances et résultats dans un espace sécurisé. Avant chaque envoi, vérifiez que le formulaire patient est complet. Un gestion documentaire rigoureuse améliore la traçabilité et la qualité du suivi.
Chaque action sur l’application implique un traitement d’informations sensibles. Respecter la protection des données personnelles et essentiel :
- Vérifiez le consentement du patient.
- Limitez l'accès aux seuls professionnels concernés.
- Assurez-vous que les échanges respectent les obligations légales.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous transformez Doctolib en véritable levier d’efficacité, au service des patients comme des professionnels de santé.
Pourquoi maîtriser Doctolib est indispensable pour une secrétaire médicale ?
Aujourd’hui, la secrétaire médiacle est au cœur de l’organisation du cabinet. Elle coordonne les rendez-vous, fluidifie la communication avec les patients et sécurise la gestion administrative. Savoir comment utiliser Doctolib permet de réduire les erreurs, d’améliorer la coordination patient-médecin et d’assurer une vraie fluidité administrative.
Avec la digitalisation du secteur médical (téléconsultation, télétransmission, logiciels médicaux), ces compétences numériques sont devenues indispensables.
C’est justement l’objectif du TP Secrétaire Assistant Médico-Administratif : former en 6 mois des professionnels capables de gérer l’activité d’une structure, d’utiliser les outils numériques et d’être opérationnelles en stage, en alternance ou en poste.
Grâce à cette formation secrétaire médicale en ligne, vous développez des compétences concrètes, directement applicables sur le terrain.
Pour finir
Tout savoir de comment utiliser Doctolib, c’est bien plus que gérer des rendez-vous : c’est structurer l’activité de la structure, sécuriser les données et fluidifier le parcours patient. En développant ces compétences numériques, vous devenez un pilier indispensable des professionnels de santé. Avec la bonne formation, vous pouvez utiliser ces outils avec méthode et confiance.
Les questions sur comment utiliser Doctolib en cabinet médical
Comment utiliser Doctolib pro ?
Pour utiliser Doctolib Pro, connectez-vous à votre compte. Accédez à l’agenda pour gérer les rendez-vous, paramétrez les motifs de consultation et activez les rappels automatiques. Vous pouvez aussi lancer une téléconsultation, envoyer des documents et suivre les dossiers patients. L’outil centralise la gestion du cabinet et facilite l’organisation quotidienne.
Comment faire une ordonnance sur Doctolib Pro ?
Doctolib Pro ne créé par directement d’ordonnance : elle est rédigée par le médecin via son logiciel métier. Depuis Doctolib, vous pouvez ensuite l’envoyer au patient sur son espace sécurisé. Accédez au rendez-vous, ajoutez le document dans la gestion documentaire et partagez-le en un clic. Le patient reçoit alors une notification pour le consulter en toute confiance.
Comment lancer une téléconsultation ?
Pour lancer une téléconsultation sur Doctolib, ouvrez l’agenda et cliquez sur le rendez-vous concerné. Depuis la fiche patient, accédez à une salle d’attente virtuelle et démarrez la consultation vidéo. Le patien reçoit un lien sécurisé pour se connecter. Vérifiez la connexion et les informations avant de débuter afin d’assurer un échange fluide et confidentiel.
Doctolib est-il sécurisé pour les données médicales ?
Oui, Doctolib respecte la réglementation sur la protection des données de santé. Les informations sont hébergées chez des prestataires agréés et les échanges sont sécurisés. La plateforme applique le RGPD, encadre le consentement du patient et garantit la confidentialité des données médicales lors des rendez-vous, téléconsultations et envois de documents.
Comment créer un compte sur Doctolib ?
Pour créer mon compte sur Doctolib, rendez-vous sur le site ou l’application, puis cliquez sur « inscription ». Renseignez votre adresse e-mail, créez un mot de passe et complétez les informations demandées. Un mail de confirmation vous sera envoyé pour valider l’inscription et activer votre compte en toute sécurité.
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