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Compétences ProQuel logiciel de prise de notes utiliser en tant que secrétaire ?
Publié le 29 octobre 2025
- Lecture : 7 min
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Bien choisir un logiciel de prise de notes
Avant de choisir un logiciel de prise de notes adapté à votre métier de secrétaire, demandez-vous : est-ce que ce logiciel va vraiment améliorer mon système de prise de notes en réunion et m’aider dans la rédaction du compte rendu ? Parce qu’au-delà de la technologie, votre objectif est de gagner du temps, d’être mieux organisée et de travailler plus sereinement.
Voici les critères recommandé pour prendre la bonne décision :
- Une interface claire et intuitive : vous avez déjà un rythme soutenu au quotidien, alors optez pour un logiciel de prise de notes simple, facile à naviguer et agréable à utiliser.
- Adéquat pour les réunions ou conférences : il doit vous permettre de structurer vos notes (ordre du jour, prise d'informations en direct, actions à suivre...). Il doit faciliter votre écoute active pour une rédaction claire et précise.
- Collaboration en temps réel : si vous travaillez en équipe, il est utile de pouvoir partager vos notes rapidement, qu'elles soient accessibles par plusieurs personnes simultanément pour échanger et partager des idées efficacement.
- Compatible avec la prise de note papier : vous utilisez parfois un carnet pour noter rapidement. Certains logiciels permettent d'intégrer facilement ces notes manuscrites en les photographiant ou en les scannant. Idéal pour tout centraliser au même endroit en version numérique.
- La synchronisation entre appareils : assurez-vous que vos notes se mettent à jour automatiquement sur tous vos supports (ordinateur, tablette, smartphone) pour une utilisation fluide et éviter les pertes d'informations.
- Une fonction de recherche performante : Tags, dossiers, mots-clés, navigation intelligente, une recherche efficace pour retrouver rapidement une phrase dans vos notes est capital pour gagner du temps.
- Le nombre d'accès possible : vérifiez si le logiciel offre la fonction de gérer plusieurs participants ou membres d'une équipe selon vos besoins professionnels.
- De nombreuses fonctionnalités d'un outil personnalisable et collaboratif : la capacité à créer, organiser, synchroniser et partager facilement du contenu (texte, tableaux, listes, etc.) est un atout indispensable.
- Une prise en main rapide : favorisez les solutions qui ne nécessitent pas de réaliser une longue période d'apprentissage pour être opérationnelle.
Notre conseil est de tester plusieurs logiciels avant de faire un choix définitif. La plupart proposent une version gratuite ou un essai. Prenez le temps de comparer et choisissez celui qui répond à vos attentes dans les moindres détails. Un bon logiciel de prise de notes devient rapidement un allié précieux dans votre organisation au bureau.
Les meilleurs logiciels de prise de notes
Pour optimiser votre organisation en tant que professionnel de l’administratif, choisir un logiciel de prise de notes performant et pratique est important. Découvrons les meilleures applications et outils, qu’ils soient destinés aux tablettes ou aux ordinateurs (Microsoft ou Apple), pour vous accompagner efficacement dans vos missions quotidiennes et faciliter la collaboration au sein de l’équipe.
Les applications de prise de notes pour tablette
Si vous aimez travailler avec une tablette, vous savez déjà à quel point elle est utile pour noter des informations, suivre une réunion ou préparer la rédaction d’un compte rendu. Que vous soyez en déplacement professionnel ou en télétravail, le choix de l’application utilisée, peut transformer votre tablette en véritable assistant numérique. Voici un exemple des 4 meilleures applications de prise de notes pour tablette, chacune adaptée à des besoins spécifiques :
Evernote
Evernote est une application complète, idéale si vous gérez plusieurs tâches à la fois. Elle permet de créer des notes structurées (texte, images, documents PDF, listes) et de les organiser par carnets et étiquettes.
Exemple : pendant une réunion, vous pouvez ajouter vos notes écrites, insérer une photo d’un schéma présenté et joindre un fichier reçu par mail, tout est centralisé au même endroit. Sa synchronisation automatique est pratique pour compléter plus tard la rédaction depuis votre ordinateur.
OneNote
Particulièrement adapté si vous utilisez déjà des produits Microsoft et cherchent une intégration fluide. OneNote est pensé comme un grand classeur. Chaque projet peut être divisé par sections et pages, ce qui facilite l’organisation. Il prend également en charge le format multimédia : texte, dessin, tableaux et même enregistrement audio. Un vrai atout pour ne rien oublier.
Google Keep
Google Keep est parfait si vous cherchez la simplicité et la rapidité. Cet outil minimaliste permet de capturer une idée en quelques secondes : note, liste de tâches ou mémo vocal.
Exemple : vous recevez un appel rapide d’un client ? Ouvrez Keep et enregistrez une note instantanément. Grâce à la synchronisation avec Google Drive, vous retrouvez aisément vos éléments pour les intégrer dans un document plus structuré ou une mise en forme plus formelle.
Notability
Pour tous les utilisateurs d’iPad qui préfèrent écrire à la main, cette application est une très bonne option. Combinée avec l’Apple Pencil, l’application offre une écriture fluide et naturelle. Vous pouvez aussi mixer les textes tapés, dessins, surlignages ou enregistrement vocaux. Idéal lors d’une réunion ou d’une formation : vous écrivez vos notes tout en enregistrant l’intervention orale pour vérifier vos éléments plus tard.
Ces applications offrent chacune des fonctionnalités uniques. Le meilleur choix dépend de votre manière de travailler : plutôt rapide et intuitive ? Structurée ? Manuscrite ? Multimédia ? N’hésitez pas à tester plusieurs outils pour trouver celui qui sera votre meilleur coéquipier dans votre organisation et votre efficacité.
Les outils de prise de notes pour ordinateur
Que vous utilisiez un Mac ou un PC Microsoft Windows, les outils de prise de notes pour ordinateur ont tous des fonctionnalités variées. Elles vont des options de base aux solutions avancées pour la gestion et la collaboration en équipe. Voici comparatif pour vous aider à choisir le meilleur logiciel selon vos besoins :
Microsoft OneNote
Idéal pour les utilisateurs à la recherche d’une intégration complète dans l’écosystème Microsoft. C’est un outil puissant et gratuit qui partage une version avancée avec de la gestion de carnets hiérarchisés, l’ajout de fichiers multimédia et des options de collaboration en équipe. Il est adéquat pour les secrétaires souhaitant une solution robuste et flexible à la fois.
Google Keep
Vous voulez un logiciel simple et rapide pour des notes basiques ? Vous l’avez trouvé ! Bien qu’il soit plus limité que d’autres, Google Keep este une solution gratuite. Il permet de capturer rapidement des données et idées, de réaliser des listes et de synchroniser vos notes en lien avec votre compte Google, idéal pour un usage multi-supports.
Evernote
Irréprochable si vous avez besoin d’un outil de prise de notes avancé et organisé. Avec ses nombreuses fonctions personnalisables, il permet de gérer vos notes de façon optimale grâce à des étiquettes, des carnets et une recherche performante. C’est une solution complète qui s’adapte aussi bien aux notes de base qu’aux projets plus complexes en équipe.
Apple Notes (pour Mac)
Pour les mordus de l’univers Apple, Notes apporte une interface simple, mais puissante. Vous avez la possibilité de créer des listes, d’ajouter des pièces jointes, de scanner des docs et de faire un partage de notes. Il s’intègre à merveille dans l’écosystème Apple pour une gestion intuitive sur Mac.
Ces outils de prise de notes gratuits ou payants ont tous des avantages distinctifs. Faites votre choix selon vos attentes, qu’il s’agisse de gestion de projets, d’outils collaboratifs ou de solution basique pour une utilisation rapide et efficace.
Maîtriser la prise de notes avec YouSchool
Chez YouSchool, apprenez à améliorer la prise de notes avec des méthodes efficaces, adaptées à vos connaissances et besoins. Grâce à nos formations en ligne, développez vos compétences pour gérer un projet, rédiger un texte clair et exceller dans le métier de secrétaire.
Les différentes techniques de prise de notes
Maîtriser les meilleures pratiques de prise de notes est indispensable pour devenir une secrétaire performante. Que ce soit pour rédiger un compte rendu de réunion, suivre un projet ou préparer un dossier administratif, connaître la prise de notes structurée vous fait gagner du temps. Il existe plusieurs méthodes de prise de notes en fonction de vos préférences. Voici un aperçu des techniques que vous apprenez lors de notre formation secrétariat en ligne :
- Prise de notes linéaire : la méthode linéaire ou classique. Elle consiste à écrire les informations au fur et à mesure, sous forme de phrases ou de listes, en utilisant des abréviations pour aller plus vite. Rapide à utiliser, elle convient parfaitement pour rédiger un compte rendu détaillé ou structuré après une réunion.
- Méthode de Cornell : reconnue pour son efficacité, elle repose sur une organisation claire en trois parties. La feuille est divisée en deux colonnes : les notes à droite et les mots-clés/questions à gauche. Une synthèse est ajoutée en bas de page. Cette technique vous oblige à réfléchir sur le contenu et facilite la mémorisation.
- Méthode logique : idéale pour organiser et donner une structure claire à vos notes. Les informations sont hiérarchisées avec des titres et sous-titres numérotés, ce qui facilite la lecture et leur partage avec l'équipe.
- Prise de notes arborescente : aussi appelée mind-mapping ou carte mentale, elle repose sur un schéma visuel qui part d'une idée centrale. Elle est très pratique pour relier des concepts et classer des informations complexes de manière intuitive.
- Mots-clés et symboles : cette méthode consiste à noter uniquement les notions importantes et à les compléter avec des abréviations ou des symboles. Rapide et efficace, elle aide à rester concentré sur l'essentiel.
- Méthode systémique : les informations sont organisées en figures géométriques reliées par des flèches pour mettre en évidence les relations entre les informations. C'est une technique adéquate pour réaliser des analyses de projet ou un processus complexe.
- Sténographie (notion de base) : bien que moins utilisée aujourd'hui, la sténographie permet de prendre des notes ultra-rapidement grâce à un système d'abréviations codifiées. Nous en abordons les bases pour améliorer votre vitesse d'écriture.
À l’aide de ces différents outils, vous trouverez la méthode qui vous correspond. Nos professeurs vous accompagnent pour les appliquer dans des situations réelles : réunions d’équipe, entretiens téléphoniques, briefs internes… L’objectif est simple : développer une prise de note efficace, claire et utile.
Les prérequis pour une prise de note efficace
Pour une prise de notes efficace, il est préférable de maîtriser certaines bonnes pratiques et de voir les notions de base. Chez YouSchool, nos formations sont conçues pour développer ces compétences fondamentales pour être efficace et gagner en qualité d’écriture :
- Développer son attention grâce à la concentration : une prise de notes réussie commence par savoir écouter. Vous apprenez à rester attentive même dans des environnements bruyants, grâce à des exercices pratiques et des techniques de lecture rapide pour mieux capter l'essentiel.
- Structurer l'information : une bonne organisation passe par la hiérarchisation des idées. Nous vous montrons comment structurer vos notes de manière logique tout en utilisant les bons outils bureautiques.
- Analyser et synthétiser les informations : être secrétaire signifie souvent faire le relais d'information. Ces compétences permettent de décomposer un discours, de réaliser la synthèse des idées principales et de les réorganiser de manière claire et concise.
- La distinction de l'essentiel et de l'accessoire : une prise de notes irréprochable nécessite de savoir différencier les informations importantes de celles qui sont secondaires. Le but est de se concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur.
- Travailler la mémoire : la mémorisation est un atout précieux, surtout pour les tâches administratives répétitives. Grâce à des techniques simples et des entraînements réguliers, vous renforcez votre mémoire de travail, très utile lors de votre activité professionnelle.
- Améliorer sa vitesse d'écriture : sans aller jusqu'à devenir experte en sténographie, vous apprenez à noter plus vite, à l'aide des abréviations professionnelles, une bonne organisation de page et un système de repères.
À l’aide de notre formation, les élèves acquièrent ces prérequis en combinant théorie et pratique. Nos contenus pédagogiques, accessibles en ligne, vous permettent de progresser à votre rythme. Vous bénéficiez de cours bonus pour apprendre Word et Excel et vous perfectionner aux outils bureautiques indispensables aux métiers du secrétariat.
Pour finir
En conclusion, les logiciels de prise de notes sont des alliés incontournables pour optimiser votre expérience de prise de notes. Ils améliorent la collaboration, boostent la productivité et simplifient l’utilisation et la diffusion des informations au quotidien. Notre conseil est de tester et comparer pour opter pour les bons outils. Ainsi, vous enrichissez vos connaissances et gagnez en performance professionnelle.
Top des questions sur les meilleurs outils de prise de notes
Quel logiciel pour la prise de note ?
Pour utiliser un outil adapté à vos besoins, plusieurs options s’offrent à vous, notamment des logiciels de prise de notes gratuits. Parmi les plus populaires :
- Simplenote : une application légère et facile à utiliser pour des notes simples et accessibles sur tous vos appareils.
- Elephant : idéal pour une organisation locale sans dépendre du cloud.
- Evernote : parfait pour des fonctionnalités avancées et une gestion efficace des projets.
- Google Keep : rapide et intuitif pour des listes et rappels.
- OneNote : un outil puissant pour enregistrer et synchroniser vos notes sur plusieurs supports.
Quelle est la meilleure app pour prendre des notes ?
La meilleure application de prise de notes dépend de vos attentes et de votre appareil. Parmi les incontournables :
- Google Keep : une application gratuite, légère et intuitive, idéale pour des listes et rappels. Disponible sur Android et Apple, elle synchronise avec votre compte Google.
- Evernote : une app complète avec des fonctions avancées pour optimiser la prise de note et gérer les projets.
- OneNote : gratuit et puissant, parfait pour structurer vos idées sur différents supports.
Comment prendre des notes automatiquement ?
La prise de note automatique est particulièrement utile lors de conférence, de débat ou d’échange professionnel, où il est difficile d’écrire tout en suivant le fil des idées. Grâce aux logiciels de transcription audio, vous pouvez enregistrer un discours et obtenir automatiquement un texte précis et structuré, prêt à être transformé en résumé ou compte rendu.
Des logiciels comme Otter.ai, Notion ou Microsoft OneNote intègrent la reconnaissance vocale et captent les informations essentielles en temps réel. Ces outils permettent de gagner du temps tout en améliorant la qualité de vos notes.
Quel outil pour remplacer OneNote ?
Si vous cherchez un outil aussi performant que OneNote, plusieurs alternatives sont disponibles selon vos attentes :
- Evernote : une solution complète et facile à utiliser dans le cadre du travail.
- Notion : structurez vos notes et gérez vos tâches avec une flexibilité exceptionnelle.
- Zoho Notebook : un outil élégant et simple, pour remplacer les options de OneNote hors de l’écosystème Microsoft Office.
Est-ce que Evernote est gratuit ?
Evernote propose une version d’essai gratuite avec des fonctions de base, suffisantes pour une utilisation personnelle. Pour des besoins plus réguliers et intenses, des abonnements payants offres des options supplémentaires. Ainsi, vous commencez avec la version gratuite et, si nécessaire, optez pour une formule payante plus en adéquation avec vos exigences professionnelles.
