Devenir secrétaire polyvalente : fiche métier
Être secrétaire polyvalent(e), c’est être à la croisée de l’administratif, des ressources humaines et de la comptabilité. Découvrez la fiche métier complète.
Fiche de poste de secrétaire polyvalente
Quel est le rôle d'une assistante polyvalente ?
Le rôle d’une assistante ou secrétaire polyvalente est de fournir un soutien administratif et organisationnel dans un environnement professionnel. Cela peut inclure la gestion des appels téléphoniques, la planification des réunions, la gestion des documents… En plus de ces tâches de base, une assistante polyvalente peut être amenée à effectuer diverses choses, à l’image de tâches de comptabilité, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise ou du département pour lequel elle travaille. Son objectif principal est d’assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes en offrant un soutien efficace à ses supérieurs et à ses collègues.
En bref
Secrétaire polyvalent
- TP Secrétaire Assistant ou TP Secrétaire Comptable.
- À son compte ou employé.
- Lieux : entreprises privées, organisations publiques, cabinets médicaux et juridiques, associations à but non lucratif.
- Salaire : entre 1800€ et 3000€ bruts.
Zoom sur…
Missions principales
- Gestion des appels téléphoniques et accueil des visiteurs.
- Planification et organisation des réunions, des rendez-vous et des déplacements professionnels.
- Rédaction de correspondances, de rapports et de documents administratifs.
- Gestion des documents et des dossiers, y compris la saisie de données, le recouvrement des factures et l'archivage.
Quelles sont les compétences d'un secrétaire polyvalent ?
Le métier de secrétaire polyvalent(e) requiert d’avoir un certain nombre de compétences professionnelles et de qualités. Comme son nom l’indique, c’est une carrière qui demande de faire preuve de polyvalence. C’est parfois un métier triple casquette (notamment dans les petites structures) : il faut être à la fois assistant administratif, secrétaire comptable et assistant des ressources humaines. Parmi les compétences les plus attendues chez cet expert de l’administration :
- Accueil et gestion efficace de la clientèle.
- Capacité à répondre aux demandes des clients de manière courtoise et professionnelle.
- Maîtrise des techniques de communication pour interagir avec les clients et les visiteurs.
- Sens de l'écoute active pour comprendre les besoins des clients et y répondre adéquatement.
- Assister les ressources humaines dans certaines structures (gérer les congés, rassembler les informations pour établir les bulletins de paie, etc.).
- Suivi des transactions comptables, approvisionnement de la trésorerie, des factures et des devis pour les clients.
Qualités requises
- Avoir une très bonne présentation.
- Avoir une élocution impeccable : excellente maîtrise de la communication écrite et orale.
- Être très à l'aise avec les outils informatiques (ex : logiciels de traitement de texte, courriers électroniques, etc.).
- Savoir gérer des grandes charges de travail et basculer d'une tâche à l'autre.
- Compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre efficace de l'équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Quelles études pour devenir
secrétaire polyvalent ?
Les formations pour devenir secrétaire polyvalent
Pour devenir secrétaire polyvalent, vous pouvez envisager 2 formations différentes. En effet, des Titres Professionnels (TP), certifications de niveau 4 (niveau baccalauréat) et reconnuse par l’État peuvent vous former à ce métier, soit au choix :
Ces certifications sont professionnalisantes et vous permettront de vous insérer sur le marché du travail directement après les avoir décrochés. Il est possible de préparer les examens entièrement à distance avec YouSchool !
En bref
Titre professionnel Secrétaire assistant
- Titre professionnel reconnu par l’État.
- Formation éligible CPF.
- Durée de formation : 6 mois.
- Inscription toute l'année.
Toutes les formations pour
devenir secrétaire polyvalent
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Titre professionnel
Secrétaire
assistant
- En charge du fonctionnement administratif d’un service / d’une entreprise.
- Aide à l’organisation des activités.
Titre professionnel
Secrétaire
comptable
- Assure des tâches de comptabilité et d’administration dans une entreprise.
- Gestion du standard et accueil de la clientèle.
Carrières et salaires du secrétaire polyvalent
Le poste de secrétaire polyvalent
Le métier de secrétaire polyvalent(e) offre une base solide pour évoluer dans diverses directions professionnelles. En début de carrière, il permet d’acquérir des compétences essentielles en communication, en organisation et en gestion administrative. Avec de l’expérience, une secrétaire polyvalente peut évoluer vers des postes de coordination administrative, de gestion de projet ou de supervision d’équipe.
Des opportunités de spécialisation peuvent également se présenter dans des domaines tels que les ressources humaines, la comptabilité ou le marketing. Pour ceux qui cherchent à progresser davantage, des formations supplémentaires ou une poursuite d’études peuvent ouvrir la voie à des postes de gestion ou de direction au sein de l’entreprise. En somme, le poste de secrétaire polyvalent offre un tremplin pour une carrière dynamique et diversifiée dans le domaine de l’administration et au-delà.
Les salaires
- Un secrétaire polyvalent débutant gagner aux alentours d'un SMIC en début de carrière (à peu près 1760 euros).
- Avec de l'expérience, il peut atteindre un salaire proche des 2000 euros brut, voire plus en fonction de la structure dans laquelle il exerce.
Quel salaire pour une secrétaire polyvalente ?
Le salaire d’une secrétaire polyvalente peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels :
- L'ampleur de la responsabilité.
- L'expérience.
- La localisation géographique.
- La taille de l'entreprise.
- Le secteur d'activité.
En général, le salaire médian pour cette profession est autour de 1900 euros mensuel. Cependant, dans certaines régions ou dans des entreprises de grande taille, ce salaire peut être plus élevé. De plus, les avantages sociaux et les opportunités d’avancement professionnel peuvent également influencer la rémunération globale d’une secrétaire polyvalente !
Vos questions au sujet de la fiche
métier de secrétaire
Quelles sont les tâches d'une secrétaire ?
Une secrétaire assure une variété de tâches administratives essentielles pour le bon fonctionnement d’une organisation. Elle s’occupe de la gestion des appels téléphoniques, de l’accueil des visiteurs et de la rédaction de courriers et documents. Elle organise également l’agenda, prépare les réunions et peut être responsable de la gestion des déplacements professionnels. La secrétaire assure la saisie et le classement de documents, ainsi que la mise à jour des bases de données. Elle joue un rôle crucial dans la circulation de l’information au sein de l’entreprise, veillant à ce que les communications internes et externes soient efficacement traitées. Sa polyvalence et ses compétences organisationnelles lui permettent de soutenir l’équipe et de contribuer à l’amélioration des processus administratifs.
Comment devenir secrétaire polyvalente ?
Pour devenir secrétaire polyvalente, il est recommandé de suivre des formations spécialisées qui couvrent un large éventail de compétences administratives et comptables. Les Titres Professionnels (TP) de Secrétaire assistant et de Secrétaire comptable sont particulièrement adaptés pour acquérir cette polyvalence. Ces formations abordent divers aspects tels que la gestion administrative courante, la maîtrise des outils bureautiques, les techniques de communication écrite et orale, ainsi que les bases de la comptabilité et du traitement des données financières. Il est possible de vous former à distance avec YouSchool.
Comment préparer son entretien pour devenir secrétaire polyvalente ?
Pour préparer votre entretien pour devenir secrétaire polyvalente, commencez par vous informer sur l’entreprise et le poste proposé pour montrer votre motivation et votre intérêt. Révisez les compétences clés du métier, telles que la gestion administrative, la comptabilité de base, la maîtrise des outils bureautiques et les capacités de communication. Préparez des exemples concrets de situations professionnelles où vous avez démontré ces compétences. Travaillez également sur votre présentation personnelle, en mettant en avant votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, votre sens de l’organisation et votre adaptabilité. Anticipez les questions fréquentes et réfléchissez à vos réponses, en particulier celles concernant vos expériences passées, vos points forts et vos axes d’amélioration. Enfin, préparez des questions à poser à l’employeur pour montrer votre engagement et votre curiosité pour le poste et l’entreprise.
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